投標文件應該注意什么？

如何編制好投標書
投標工作是一項綜合性的工作，涉及面廣，內容多而雜，而且往往編標時間比較短，招標文件、圖紙資料又不是很完整，都給編標工作帶來較大的困難。但隨著建筑市場的健全，招標投標法的實施，招投標工作將越來越規范化、制度化，這必然會有利于我們投標工作的順利開展。就而言，為了能夠在時間短、條件有限的情況下按時、按質地編制好技術標書，在投入足夠的人力、物力的同時，根據招投標工作的特點，須遵循以下工作程序：
　　一、詳細閱讀招標文件
　　招標文件主要包括投標邀請書、投標須知〔含資料表和修改表及附件（工程說明與主要工程數量）〕、合同通用條款和專用條款（本項目適用）、技術規范、圖紙、投標書要求和格式、參考資料等。
　　招標文件是編標的依據，每個參加編標的工作人員均須詳細閱讀招標文件及有關招標資料，充分了解招標文件的內容和要求，了解該工程的位置、規模、結構形式與特點，施工環境條件以及施工的重點和難點，仔細領會業主的精神和設計者的設計意圖，以便編標過程中完全地、不折不扣地響應招標文件與業主、設計者的要求。
　　招標文件應全面、詳細地閱讀，并記錄好存在的疑問、重點與難點以及需要進一步落實和明確的問題。
　　二、考察現場與參加標前會議
　　業主在發售招標文件后的一定時間，一般都會組織投標人對現場及其周圍環境進行一次考察，以便使投標人自行查明或核實有關編制投標文件所必須的一切資料。
　　考察現場，充分掌握工程所在位置及周圍環境條件情況是編好標書的重要環節。通過考察現場須了解、掌握的情況包括：施工位置的地形、地貌特征，河流及水文、氣候條件，用水、用電，進場道路、交通運輸條件，衛生醫療服務、通訊，地材及其它施工材料，當地的民風、民情、社會經濟條件與環境等。
　　把在閱讀招標文件與考察現場過程中存在的疑問問題、需要業主或設計單位澄清與明確的問題等歸納、匯總，按照規定的時間以書面的形式提交給業主，尋求業主的澄清與答復，以便更好地編制標書。
　　參加業主主持召開的標前會議。標前會議（即投標預備會議）的目的，是澄清并解答投標人在閱讀招標文件后和現場考察中可能提出的任何方面的問題。業主在標前會議上會對招標文件作出一些補充說明、錯誤的修正或者對投標文件有進一步的、具體的要求，并且會與設計單位或有關單位一起對各投標單位提出的疑問問題作出初步答復。會后業主會對標前會上的內容以補遺書和答疑書的形式發給各投標單位。補遺書、答疑書和其它正式有效函件，均是招標文件的組成部分，與招標文件的其它內容具有等同的地位，其內容、要求必須完全、切實地貫徹到編標過程中。
　　三、召開施工組織設計方案會
　　切實、合理可行的施工組織設計方案是標書優質和合理報價的基礎，它往往體現著我們公司的整體實力和施工水平，直接影響著投標書的質量，對是否中標起著關鍵性的作用，應予以足夠重視。
　　施工組織設計方案會應由工程技術部部長或公司副總工程師以上人員主持，工程技術部、開發經營中心做標及有關人員必須參加。
　　會上應先由施組負責人介紹工程概況，招標文件的要求，現場踏勘及標前會議情況，然后提出初步的施工組織設計方案，并指出其重點、難點以及需要討論確定或需要進一步優化的方案，供與會者討論、比較、分析、研究，最后形成一個統一的、最合理的施工組織設計方案。方案應做到合理、優化，并完全響應招標文件的要求和緊扣設計者或業主的意圖。
　　方案確定后，要讓每個做標人員清楚了解，并貫徹落實到整個做標過程中。
　　根據施工組織設計方案計算出臨時設施工程量，包括臨時工程的材料、用量、使用時間和周轉次數等，經施組負責人或部長審核后提供給開發經營中心做預算報價用。
　　臨時設施工程量應完全符合施工組織方案的要求，并且準確、詳細、不漏項，以便于準確做好工程預算并為后期的成本分析、降造等提供參考依據，其往往對最后的投標報價的確定和報價是否具有競爭性起著重要的作用。
　　四、編制標書
　　1、投標書目錄的確定
　　開始編制標書之前，目錄的確定也是重要的一環。一般來說，業主在招標文件中對投標文件的內容與格式都有一定的要求，確定目錄之前，應詳細、反復閱讀招標文件中有關的內容，以便編出全面的、完全響應標書要求的目錄來。
　　如果招標文件沒有明確的要求，則根據以往同類型工程或同地區、同業主以往的要求與習慣來確定投標文件的目錄。
　　2、工作分工
　　投標書目錄出來后，則對要求編制的內容進分工，每個人負責相應的內容，并且規定完成的時間，一般要提前2至3天完成以便匯總、復核及審查。投標書施工組織設計部分的內容較多且繁雜，既有文字說明、施工方案圖、場地布置圖，又有各種表格和網絡計劃等，一般有以下幾個部分：
　　（1）編制依據與原則，工程概況，施工總體說明；
　　（2）場地布置與臨時工程、施工方案圖，用地與電力需求計劃；
　　（3）進度安排與網絡計劃，材料供應與勞動力使用計劃；
　　（4）機械設備、測量試驗儀器配置；
　　（5）主要工程項目的施工方法、施工工藝；
　　（6）質量、安全體系，文明施工與工期保證；
　　（7）施工工藝框圖與各種表格。
　　投標工作是一個系統工程，既要分工，又要合作、協調與配合，才能作出一份好的標書。
　　從標書的內容和工作量來說，做一份標書宜安排3～4個人比較合適：一個人負責（1）、（3）、（4）；一個人負責（2）及臨時工程量的計算；一個人負責（5）；一個人負責（6）、（7）。另外，最好有一個人負責總體的協調工作與標書的審查。
　　3、編標過程
　　每個工程項目的招標都有其指定的工程范圍和內容，有其特定的技術規范、工藝要求、材料供應方式和質量及驗收標準等，所有這些都要求落實到投標文件的每個內容中去。
　　編標過程中，參加編標的人員都應本著認真負責的態度，不能馬虎應付了事。每個人都應熟悉招標文件，清楚了解所確定的施工組織設計方案，無論負責哪一部分內容，都要僅僅圍繞著既定的方案、招標文件的要求來做。每個工程項目的招標都有其指定的工程范圍和內容，有其特定的技術規范、工藝要求、材料供應方式和質量及驗收標準等，所有這些都要求落實到投標文件的每個內容中去，不得有背離和違反現象，否則就是不響應業主和招標文件的要求，這樣將會直接影響到標書的質量，甚至造成廢標的嚴重后果。
　　編標過程中，每個做標人員應在一起經常溝通、交流，以使每個人所編制部分的內容在總體上具有一致性，避免產生相互不一致甚至自相矛盾的現象。若碰到什么疑問或困難，及時與協調人（負責人）溝通，協調人與各編標人一起商量、討論，或向上反映，經研究確定后通知各編標人，以求得標書的統一性與一致性。
　　4、標書的審查
　　標書完成匯總后，標書的審查也是必不可少的。審查的內容主要有以下幾個方面：
　　工期是否合理，能否滿足招標文件的要求；
　　機械設備是否齊全，配置是否合理；
　　組織機構和專業技術力量能否滿足施工需要；
　　施工組織設計是否合理可行；
　　工程質量保證措施是否可靠。
　　一般來說，編標的時間都比較短，而內容又比較多，在編標過程中會有這樣或那樣的錯誤是在所難免的，尤其是不可能每個參加編標的人員都對招標文件進行全面、詳細的閱讀和理解，因而，標書的統一性與一致性、對招標文件的響應性和符合性應為標書審查的主要任務和內容，比如投標書與招標文件中的條款與規定是否有重大偏離或保留，特別是在對本工程招標范圍、工程質量標準或工程實施方面是否有重大改變，或工期安排是否有實質性偏離，或者對合同中規定業主的權利或投標人的責任和義務是否有實質性限制等。
　　標書的審查應由公司副總工程師、工程技術部部長或協調人（負責人）負責。審查人應對招投標程序有較為深刻的了解，并且應對該工程的招標文件、圖紙、技術規范等作詳細閱讀，熟悉理解，這樣才能審查好標書。
　　5、標書的修改
　　標書的審查一般來說不可能很仔細，審查人只指出相應的不足、缺陷或錯誤，不會具體說明該如何補充、完善或修改。標書審查后，編標協調人（負責人）應根據審查的結果和意見，結合該標的實際情況確定標書修改的原則、方法與具體要求，并詳細通知每個編標人員。編標人員根據要求及時對標書進行修改，形成標書初稿，并由總體協調人審核修改的情況，最后定稿。
　　6、標書的打印輸出
　　標書的打印輸出是標書后期工作中的重要一環，因為標書的輸出工作量大，輸出的質量直接影響到標書的觀感效果和標書的總體質量。
　　標書必須按照招標文件規定的格式、內容填寫，要作到版面整潔、排版統一合理、整齊美觀，除業主另有要求外，標書的排版應有統一的要求，包括標題、字體、間距、頁邊、頁腳頁眉與圖紙的線條、字型、邊框等等，都應有具體統一的標準，保證整體標書工整、美麗、悅目。
　　五、投標資料的匯總、整理
　　投標后，應及時對投標資料進行匯總，把每個人所做的內容都收集放在一起，并標明該工程的主要結構形式、特點及主要施工方案等，以供以后查找資料方便。
　　這項工作應指定專人負責，并分類存放，必要時刻成光盤，以便外出投標時方便攜帶。
　　作好投標資料的保密工作。投標是一項競爭十分激烈的工作，在投標過程中，其他每個投標人都是我們的競爭對手，也就是我們的敵人，可以說投標是一場你死我活的戰爭，投標資料就象戰爭中的情報，因此保密工作顯得尤為重要。
　　作好保密工作的同時，想辦法搜集其他投標單位的投標資料，分析研究對手的實力、特點與以往的投標情況，作出合理、科學的決策，才能最終在投標中出奇制勝的戰勝眾多對手，取得最后的勝利。
　　六、結束語
　　投標工作是一項綜合性很強的工作，須配備足夠的、精良的人員和設備，并充分調動投標人員的工作積極性、責任心，提高人員各方面的技能和綜合素質，培養吃苦耐勞的精神，并切實抓好管理，才能完成好投標工作。